Справка о доходах сотрудника при увольнении в 2026 году

При увольнении сотруднику выдают не только зарплату, но и документы для будущего трудоустройства, пособий и проверки доходов. Среди них — справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ).

Порядок выдачи в 2026 году не изменился. Чтобы сотрудник не ждал, документ лучше подготовить заранее и выдать в последний рабочий день вместе с остальными бумагами.

Какие документы выдать сотруднику при увольнении

В последний день работы сотрудник должен получить не только справку о доходах, но и полный комплект документов, связанных с его трудовой деятельностью.

В стандартный перечень входят:

• трудовая книжка (или выписка из электронной трудовой — форма СТД-Р);

• расчетный листок с расшифровкой начислений и удержаний;

• сведения о страховом стаже за текущий год (подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1);

• выписка из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц работы;

• копия раздела 3 РСВ за последние три месяца;

• справка о доходах и удержанном НДФЛ.

Сроки выдачи справки о доходах

Справку о доходах при увольнении выдают в последний рабочий день — вместе с окончательным расчетом и остальными документами.

Если сотрудник в этот день не работал, документы и деньги нужно передать не позднее следующего дня после того, как он обратится за ними. Если же он запросил справку отдельно (не в день увольнения), работодатель обязан подготовить ее в течение трех рабочих дней с даты получения письменного заявления.

Форма справки в 2026 году

В 2026 году справка оформляется по форме из приложения 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@).

Отдельных правил для справки, которую выдают сотруднику на руки, ФНС не утвердила, поэтому на практике ориентируются на общие правила заполнения — те же, что и для справки в составе 6-НДФЛ.

Что должно быть в справке

Справка о доходах содержит сведения:

• о доходах работника;

• о налоговой базе;

• об исчисленном и удержанном НДФЛ;

• о вычетах, если они применялись;

• о суммах налога, которые были перечислены в бюджет.

Для сотрудника это не просто формальность. Такой документ может понадобиться:

• новому работодателю;

• банку;

• в соцзащите;

• для проверки правильности удержанного налога;

• для оформления отдельных выплат и льгот.

Как заполнить справку без ошибок

Важно проверить несколько вещей.

1. Данные сотрудника

Ф. И. О., ИНН, статус налогоплательщика и другие персональные сведения должны совпадать с данными кадровых и налоговых документов.

2. Доходы

В справку вносятся все доходы, которые были начислены работнику в соответствующем периоде. Ошибки здесь часто возникают, если бухгалтерия не сверила начисления по зарплате, премиям, компенсациям и иным выплатам.

3. Налог

Нужно проверить:

• сумму исчисленного НДФЛ;

• сумму удержанного налога;

• сумму перечисленного налога;

• наличие переплаты или задолженности.

4. Период

Если справка выдается при увольнении, важно не перепутать период, за который она формируется. Для сотрудника, который увольняется в течение года, справка обычно охватывает доходы с начала года по дату увольнения.

Что делать, если сотрудник просит справку за прошлые годы

Если работник после увольнения просит справку за предыдущие годы, работодатель выдает документ по форме, которая действовала в тот период.

Но на практике такие справки часто можно получить и через личный кабинет на сайте ФНС. Поэтому если сотруднику нужен документ не для текущего увольнения, а для старого периода, можно подсказать ему этот вариант.

Из чего состоит окончательный расчет

В последний рабочий день работодатель обязан полностью рассчитаться с сотрудником. В выплату входят:

• зарплата за фактически отработанное время;

• компенсация за неиспользованный отпуск;

• другие выплаты, предусмотренные законом, трудовым договором или локальными актами.

Ответственность за невыдачу справки

Если работодатель не выдал справку о доходах или нарушил срок, это квалифицируется как нарушение трудового законодательства.

Ответственность предусмотрена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• должностные лица и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 руб. (либо предупреждение);

• организации — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Нужна помощь с кадровыми документами, расчетом при увольнении или справками для сотрудников? Обращайтесь в «Lad.Рядом с бизнесом» — поможем подготовить документы без ошибок и лишних рисков.