Как платить НДФЛ за сотрудников

Работодатель удерживает НДФЛ из выплат сотрудникам и перечисляет его в бюджет. Считать налог нужно с зарплаты, премий, отпускных, больничных и других облагаемых доходов, а вычеты уменьшают налоговую базу. Сроки уплаты НДФЛ зависят от даты его удержания. Работодатели обязаны сдавать 6-НДФЛ ежеквартально. За ошибки в расчете и нарушение сроков предусмотрены штрафы.

Кто обязан платить НДФЛ

НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Это налог с доходов, которые получает человек: зарплаты, дохода от продажи квартиры или машины, выигрыша в лотерею и иные доходы.

Обычно за расчеты с налоговой и сдачу отчетности отвечает не сам человек, а тот, кто выплачивает ему доход, — работодатель, ИП или организация. Гражданин берет расчеты на себя, только если доход пришел не от работодателя. Например, он продал квартиру или получил выигрыш.

Если ИП или компания наймет сотрудника по трудовому договору, они станут налоговыми агентами по НДФЛ. Что это значит на практике: работодатель считает налог, удерживает его из зарплаты и перечисляет в бюджет. Сотрудник получает сумму уже за вычетом налога.

С каких выплат удерживается НДФЛ

Налог удерживают не только с оклада. Облагаются и другие доходы сотрудника:

• разовые и регулярные премии;

• отпускные и компенсации за неотгулянный отпуск;

• больничные пособия — за первые три дня;

• доплаты и надбавки;

• оплата за сверхурочную работу;

• выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства — но только в части, которая превышает трехкратный среднемесячный заработок. Для районов Крайнего Севера порог выше — шестикратный;

• районные коэффициенты.

При этом есть выплаты, с которых налог не удерживается. К ним относятся возмещение вреда здоровью, компенсация расходов на обучение и другие, перечисленные в ст. 217 НК РФ.

Как рассчитать НДФЛ с зарплаты

Расчет начинают с определения налоговой базы — то есть суммы доходов, с которой необходимо удержать налог. В базу входит заработная плата и иные выплаты сотруднику. Налоговые вычеты уменьшают базу.

Сумму налога считают по формуле: налоговая база × ставка.

Ставки НДФЛ

Шкала подоходного налога прогрессивная. Конкретная ставка определяется суммой совокупного дохода с начала года. 

Как учитывать налоговые вычеты при расчете НДФЛ

Налоговый вычет — это сумма, на которую уменьшают налоговую базу по НДФЛ. За счет этого человек платит налог не со всего заработка и экономит. 

Работодатель применяет только вычеты, на которые у работника есть подтвержденное право. Для применения вычета работник обязан передать работодателю заявление вместе с пакетом подтверждающих документов. Ряд вычетов можно оформить через ИФНС.

Есть три категории вычетов.

Стандартные — вычеты на детей: 

• 1400 руб. за первого ребенка, 

• 2800 руб. за второго, 

• 6000 руб. за третьего и следующих, 

• 12 000 руб. за ребенка-инвалида до 18 лет или до 24 лет при обучении ребенка в вузе.

Вычеты на детей применяются, пока доход работника с начала года не превысит 450 000 руб.

С 1 января 2026 года появился отдельный вычет для семей с двумя и более детьми. При его применении ставка НДФЛ снижается с 13% до 6%. Льгота доступна, если среднедушевой доход семьи за предыдущий год не превысил 1,5 регионального прожиточного минимума.

Имущественные — получают при приобретении квартиры или строительстве дома. Чтобы применить вычет у работодателя, право на него сначала подтверждают в налоговой.

Социальные. Предоставляются за расходы на обучение, лечение, занятия спортом.

Как уплачивать НДФЛ за персонал

Работодатель удерживает налог из дохода и перечисляет его в бюджет как налоговый агент.

Процесс делится на несколько этапов:

• Начислить доход сотруднику. Подсчитывается, сколько он заработал за месяц: зарплата, премии, отпускные и другие выплаты, которые облагаются НДФЛ.

• Рассчитать налоговую базу. Налоговая база уменьшается на вычеты. После чего определяется сумма дохода с начала года — от нее зависит применяемая ставка. Исходя из ставки определяется сумма налога.

• Удержать НДФЛ. Налог удерживается в момент выплаты.

• Перечислить в бюджет. Удержанный налог нужно перевести на ЕНС. Чтобы ФНС правильно распределила средства, подается уведомление.

• Отразить операции в учете. Фиксируется начисленная сумма, удержанный НДФЛ, фактическая выплата и перечисление налога на ЕНС. Эти данные понадобятся для отчетности.

В какие сроки перечислять НДФЛ

Сроки уплаты зависят от даты, когда был удержан налог.

Согласно НК РФ установлено два основных периода:

Отдельные правила предусмотрены для удержаний, которые проводятся с 23 по 31 декабря. В этом случае уплатить налог нужно не позднее последнего рабочего дня года.

Как работодателю отчитываться по НДФЛ

Для отчета об удержанном и перечисленном НДФЛ работодатели заполняют и подают в налоговую расчет 6-НДФЛ.

В нем отражаются:

• сумма начисленных доходов;

• налоговые вычеты;

• рассчитанный и удержанный НДФЛ;

• даты выплаты дохода, удержания налога и срок его перечисления;

• сумма НДФЛ, внесенная на ЕНС.

6-НДФЛ подается ежеквартально в срок до 25 числа месяца, следующего за кварталом. Годовой расчет нужно подать до 25 февраля следующего года. В него включают справки о доходах работников и суммах удержанного НДФЛ.

Штрафы за ошибки при уплате НДФЛ

Если налог не удержать, удержать не полностью или нарушить срок уплаты, работодателю грозит штраф по ст. 123 НК РФ — 20% от суммы, которую нужно было удержать и перечислить.

За просрочку подачи 6-НДФЛ также установлен штраф — 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. За ошибки в 6-НДФЛ штраф составляет 500 руб.

Расчет зарплаты, удержание НДФЛ, вычеты и заполнение отчетов — все это требует внимания, а ошибки и просрочки грозят штрафами. Передайте бухгалтерию нам — посчитаем налоги, подготовим и сдадим отчетность и проконтролируем все сроки.