Проверяем отчет 6-НДФЛ перед сдачей отчетности

В числе обязательной отчетности за первое полугодие работодателям необходимо представить в ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Срок сдачи — до 25 июля 2026 года включительно. При подготовке документа следует обратить внимание на ряд ключевых моментов.

Для формирования отчета используется форма, утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции от 09.01.2024). Этим же приказом утверждены порядок заполнения формы и ее электронный формат.

Что проверить перед заполнением 6-НДФЛ: чек-лист

Перед началом заполнения формы 6-НДФЛ следует убедиться, что все первичные данные корректны и полностью отражены в учете. Это минимизирует риск подачи расчета с ошибками.

Проверка кадровых операций и первичных данных:

• Все кадровые операции (прием, перевод, увольнение) оформлены приказами и отражены в учете в отчетном периоде.

• Учтены все периоды отсутствия сотрудников (ежегодные и дополнительные отпуска, командировки, временная нетрудоспособность) и факты переработки (сверхурочная работа, работа в выходные).

• Закрыты все гражданско-правовые договоры (ГПХ), по которым в отчетном периоде были выплаты физлицам.

• Данные по физическим лицам (Ф. И. О., ИНН) не дублируются, актуальны и соответствуют сведениям в паспорте и свидетельстве ИНН.

Сверка сумм:

• Итоговые суммы начисленных доходов и исчисленного и удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ полностью совпадают с данными бухгалтерского учета.

• Доходы корректно распределены по видам в соответствии с кодами (основная зарплата, премии, выплаты по ГПХ, больничные, материальная помощь и т. д.).

• Особое внимание уделено доходам, для которых установлены отдельные КБК (например, районные коэффициенты и северные надбавки). Эти суммы должны быть верно выделены и отражены с применением актуальных кодов.

Контроль за соблюдением дат:

• Даты удержания НДФЛ должны строго соответствовать дате фактической выплаты дохода сотруднику (перечислению на карту, выдаче из кассы), а не дате начисления в бухгалтерии. Даты перечисления налога в бюджет должны соответствовать законодательным срокам.

Как гарантированно избежать ошибок в 6-НДФЛ

Даже незначительная ошибка в 6-НДФЛ может привести к требованию от налоговой инспекции о предоставлении пояснений, а в ряде случаев — к блокировке расчетного счета и штрафу.

Надежный способ обеспечить своевременную и безупречную сдачу всей отчетности, включая 6-НДФЛ, — передать эти задачи профессионалам.

Сосредоточьтесь на стратегических задачах бизнеса, а вопросы бухгалтерского и налогового учета поручите нам. Оставьте заявку на нашем сайте для получения детальной консультации.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету