Как сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 при совмещении должностей

Когда сотруднику поручают дополнительные обязанности, важно сразу определить — это совмещение или совместительство. От этого зависит, нужно ли подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД). Ошибка здесь может привести к лишней отчетности или, наоборот, к пропуску обязательного кадрового события.

Совмещение и совместительство: в чем отличия

Совместительство — это отдельная работа по другому трудовому договору. 

Оно бывает:

• внешним — у другого работодателя;

• внутренним — у того же работодателя, но по другой должности.

Совмещение — это когда сотруднику поручают дополнительные обязанности в рамках уже действующего трудового договора. Новый трудовой договор не заключают, а оформляют дополнительное соглашение.

Именно поэтому при совмещении кадрового мероприятия, которое нужно отражать в подразделе 1.1 ЕФС-1, обычно не возникает.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при совмещении должностей

Если сотруднику просто поручили дополнительную работу в порядке совмещения, отчитываться об этом не нужно.

Причина простая: в этом случае не происходит кадрового события, которое отражается в подразделе 1.1 ЕФС-1. Работник продолжает трудиться по тому же трудовому договору, а новые обязанности выполняет в пределах рабочего дня. То есть дополнительная работа не меняет его кадровый статус.

Когда ЕФС-1 нужно сдавать

Хотя само совмещение в отчет не попадает, есть ситуации, когда сведения в подразделе 1.1 все же нужно подать. Это уже не совмещение, а другое кадровое событие.

1. Если совмещение оформили как перевод

Иногда стороны меняют не только обязанности, но и саму трудовую функцию. Тогда оформляют перевод, и в ЕФС-1 отражают именно его.

2. Если сотрудник стал основным работником

Если человек раньше работал по совместительству, а потом его перевели на основное место работы, это уже кадровое событие для ЕФС-1. В зависимости от оформления это может быть:

• перевод;

• увольнение по совместительству и новый прием на основную работу.

3. Если сотрудник увольняется

При увольнении совместителя сведения в подразделе 1.1 подают в обычном порядке, как и по любому другому работнику.

Чем совмещение отличается от совместительства для ЕФС-1

Чтобы не ошибиться, следует ориентироваться на документы.

Совмещение:

• оформляется дополнительным соглашением;

• новый трудовой договор не заключается;

• сотрудник выполняет дополнительные обязанности в течение рабочего дня;

• ЕФС-1 не подается.

Совместительство:

• оформляется отдельным трудовым договором;

• работа выполняется дополнительно к основной;

• сведения в ЕФС-1 подаются;

• при увольнении или переводе нужно отражать кадровое мероприятие.

Какие сроки сдачи ЕФС-1 действуют для совместителей

Сроки подачи подраздела 1.1 такие же, как и по основным работникам. Отдельного срока для совместителей нет.

По подразделу 1.1 раздела 1 ЕФС-1:

• Прием на работу по совместительству — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

• Увольнение совместителя — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

• Приостановление и возобновление трудового договора — не позднее следующего рабочего дня.

• Перевод на другую постоянную работу, переименование работодателя, установление (присвоение) новой квалификации, запрет занимать должность и другие кадровые мероприятия — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.

Какие ошибки чаще всего допускают

На практике путаница возникает в таких случаях:

• совмещение называют совместительством;

• дополнительное соглашение оформляют как новый трудовой договор;

• в ЕФС-1 подают лишние сведения по совмещению;

• наоборот, не подают отчет по совместителю, считая его совмещением;

• не проверяют, как именно оформлен переход сотрудника на другую должность.

Как понять, нужно ли подавать ЕФС-1

Нужна помощь с ЕФС-1, кадровыми документами или разбором сложной ситуации по совмещению и совместительству? Обращайтесь в «Lad.Рядом с бизнесом» — поможем оформить документы и отчетность без ошибок.

Анна Бухалкина эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах