Кому из ИП нужна онлайн-касса в 2025 году: правила, изменения и штрафы

Использовать при расчетах онлайн-кассы продавцов обязывает российское кассовое законодательство — закон № 54-ФЗ. Но из требования есть некоторые исключения.

Кто из ИП должен использовать онлайн-кассу

В настоящее время практически все индивидуальные предприниматели и организации обязаны применять онлайн-кассы при расчетах — как наличными, так и безналичными средствами. Это касается всех систем налогообложения, за исключением самозанятых, работающих по режиму НПД (налог на профессиональный доход).

Закон № 54-ФЗ содержит список исключений, когда касса не требуется. В остальных случаях работа без кассы считается нарушением, и налоговая служба проводит проверки.

Кто из ИП не обязан применять онлайн-кассу в 2025 году

1. При торговле через автоматы без электропитания, принимающие только монеты.

2. При разносной торговле с рук, в тележках, автоцистернах, продаже газет или журналов, ремонте обуви, изготовлении ключей, оказании услуг носильщиков, уходе за людьми и при некоторых других видах деятельности (полный перечень указан в п. 2 ст. 2 ФЗ‑54).

3. При расчетах между ИП/ООО — безналичные напрямую со счета.

4. Самозанятые, применяющие налог на профессиональный доход (НПД). Они выдают электронные чеки через приложение «Мой налог», онлайн-касса не требуется.

5. ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), осуществляющие деятельность, перечисленную в п. 2 ст. 346.43 НК. В этом случае обязательна выдача документа вместо чека.

С 1 марта 2025 года не обязаны применять онлайн-кассу ИП:

1. ИП на ЕСХН, торгующие на рынке/ярмарке/выставке — при 3 или менее местах торговли общей площадью 15 м² или меньше, без подакцизных товаров.

2. ИП, осуществляющие образовательную деятельность (при наличии лицензии) или деятельность в сфере физкультуры и спорта в качестве основного вида деятельности при безналичных расчетах.

ИП, работающим в труднодоступных районах с нестабильной связью, разрешается использовать онлайн-кассу в автономном режиме — без передачи данных через интернет.

Ответственность за нарушение закона № 54-ФЗ

Если предприниматель ведет расчеты без кассы, хотя обязан ее применять, ему грозит штраф в размере от 25 до 50% от суммы расчетов без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.

За использование онлайн-кассы, которая не соответствует требованиям 54-ФЗ, за непередачу в ФНС сведений, связанных с использованием ККТ и за отсутствие номенклатуры в чеке штраф составит от 1500 до 3000 руб. При первом нарушении возможно предупреждение.

За непредоставление чека (бумажного или электронного) покупателю грозит штраф 2000 руб. При первом нарушении также возможно предупреждение.

Если вы не уверены, нужна ли вам касса — лучше обратиться за консультацией к профессионалам. Оставьте заявку ниже, и мы поможем выбрать и приобрести оптимальный вариант онлайн-кассы для вашего бизнеса.

Алена Васильева Руководитель отдела по работе с клиентами в Нижнем Новгороде, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах