Как ИП работать с физлицами в 2025 году: трудовой договор, ГПХ, самозанятость

Трудовой договор или ГПХ: как оформить работника

При найме новых работников ИП важно определить, какие отношения будут установлены — трудовые или гражданско-правовые. Это не просто вопрос формата — от этого зависят обязанности работодателя, налогообложение, отчетность и правовые риски.

ГПХ — это договор, по которому подрядчик оказывает услугу или выполняет работу, а заказчик оплачивает результат. Такие договоры регулируются Гражданским кодексом РФ.

Трудовой договор — соглашение, в котором работник обязуется выполнять работу по правилам работодателя, а тот обеспечивает условия труда, платит зарплату и обеспечивает социальные гарантии. Регулируется Трудовым кодексом РФ.

Особенности трудового договора

Если ИП оформляет сотрудника по трудовому договору, он обязан:

• обеспечить рабочее место и условия труда;
• оформить личное дело, внести данные в трудовую книжку;
• выплачивать заработную плату не ниже МРОТ, не реже 2 раз в месяц. С 1 января 2025 года МРОТ установлен в размере 22 440 руб. в месяц;
• удерживать за работника НДФЛ и уплачивать страховые взносы: на обязательное пенсионное и медицинское страхование, на случай временной нетрудоспособности и материнства, на травматизм.

Сотрудник, в свою очередь, обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, и получает все гарантии по ТК РФ: имеет право на отпуск, больничный, выплаты при увольнении.

Особенности гражданско-правового договора (ГПХ)

По ГПХ исполнитель:

• сам определяет график и способ выполнения работы;
• не подчиняется правилам внутреннего распорядка;
• не имеет социальных гарантий (отпуска, больничные и т. д.);
• не получает запись в трудовую книжку, но период идет в страховой стаж, если уплачены соответствующие взносы.

От ИП требуется:

• заключить письменный договор;
• провести оплату по факту выполненной работы или оказанной услуги;
• удержать за исполнителя НДФЛ и перечислить страховые взносы — пенсионные и медицинские;
• по договоренности сторон — также перечислить взносы на травматизм.

Вести кадровый учет по таким исполнителям не нужно.

Когда могут привлечь к ответственности

ГПХ может быть выгоднее для ИП: меньше обязанностей, проще оформление. Но нельзя использовать ГПХ для обхода ТК РФ. Если в договоре по сути скрываются трудовые отношения, работодателя могут оштрафовать:

• на 10 000–20 000 руб. — должностное лицо;
• на 50 000–100 000 руб. — компанию (ИП);
• при повторном нарушении — штраф до 200 000 руб. или дисквалификация.

Работа с самозанятыми

Самозанятые сами платят налог на профессиональный доход (НПД), ИП не удерживает НДФЛ и не платит взносы. Главное — получить электронный чек и зафиксировать оплату. При отсутствии чека нельзя подтвердить расходы. 

В 2025 году:

• проверка статуса самозанятого доступна через сайт ФНС;
• чеки можно получать автоматически через системы ЭДО;
• лимит дохода самозанятого — 2,4 млн руб. в год.

Сравнение форматов

Рекомендуем доверить оформление договоров и расчет налогов профессиональным бухгалтерам. Мы поможем:

• определить, какой формат работы выгоднее именно вам;
• оформить договоры с учетом требований 2025 года;
• правильно удержать налоги и сдать отчетность;
• вести кадровый учет без ошибок и рисков.

Lad.Рядом с бизнесом — вы работаете, мы ведем всю бухгалтерию.

Оставьте заявку и узнайте больше о наших услугах.

Алена Васильева Руководитель отдела по работе с клиентами в Нижнем Новгороде, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах